ビジネス文書の書き方
日曜日, 5月 31st, 2009
来年から社会人になる現在の就活生のために、『ビジネス文書の書き方』という
タイトルで、記事を書かせていただきます。元記事は保存版！ ビジネス文書でよく用いる表現（1） – ビジネスABCからの引用になります。
この記事の内容をまとめて、学生の今のうちに知っておいたほうがいいことなんかを
中心に書こうと思っています。主に、エントリーシートみたいな文書を
フリーフォーマットで書いてきてください、などと言われたケースを想定しつつ
それ以外のケースもカバーできるように書いたつもりです。
もし、これを読んで『もっとしっかり読みたい』と
思ったときには、引用元のページで読んでおくことをオススメします。
基本フォーマット
- 文書番号
- 文書を管理するために、それぞれの会社のルールに基づいた文書番号をつける。後日、検索するときにも便利
- これは、自分が会社という組織に入ったときにはしっかり身に着けておきましょう。
- 発信日時
- 原則として文書を発送する日を記入。いつ伝えたのかを明確にすることであとあとのトラブルを防ぐ
- これは重要ですね。同時に控えとして、その日時と内容を自分でもメモしておくといいかもしれません。
- 宛名
- 社名、部署名、役職名、氏名、敬称の順に記入。発信者名より下の位置にこないよう気をつける。相手の社名は略さず、正確に
- 記入項目については大丈夫かと思います。ここで気をつけておくことは、宛名を書く場所で、これが発信者名よりも下の位置にあってはいけません。
- 発信者名
- 社名と部署名、氏名を記入。必要に応じて住所や電話番号などを入れたり、押印したりする場合もある
- 社名、部署名、氏名だけでなく、住所や電話番号、メールアドレスのような連絡先をしっかり記入しておきましょう。フリーフォーマットのエントリーシートなどであっても、名前や大学名とエントリー履歴から連絡先は調べられるだろう、と考えるのではなく、調べる必要がないように、しっかり記入しておきましょう。
- 件名
- 文書の内容が一目で分かるように件名をつける。紙面の左右中央に本文より大きめの文字で書くとバランスよく、分かりやすい
- 件名の配置については大丈夫かと思います。重要なのは、「文書の内容が一目で分かるような件名をつけられるか？」です。時間に余裕をもって書類を準備し、次の日なんかに一度件名をチェックして内容がイメージできるかを確認するなどしてみましょう。
- 前文
- 冒頭の挨拶。「拝啓」などの頭語で始め、1字分あけて時候の挨拶や慶賀、日頃の感謝の言葉などを続ける
- ここらへんは、フリーフォーマットのエントリーシートなんかでは不要かもしれませんが、将来、仕事をするようになったらしっかり書けるようにしておきましょう。以下も同じです。
- 主文
- 末文
- 別記
- 追記
- 最終結語
ほかに、注意すべきこととしては、追加の添付資料がある場合には、追加資料の
書類名と部数を箇条書きにして、追記の項などに書いておきましょう。ほかは、本資料
のページが複数枚にわたる場合には、そのそれぞれにページ数を付記するのは当然
ですが、『ページ数／総ページ数』といったスタイルにすることで、
最終ページの資料漏れなどにも気づけるようなスタイルを心がけましょう。