メールを書くときの注意点

Posted by yama3 2009年 07月 13日. マナー -

就職活動を行っていると、企業の方にメールを送る機会も何度か出てきます。
各就活サイト経由で面接の日程予約を行ったり、企業ごとのマイページや、電話など
の方法で面接の日程予約を行う会社も多いのですが、企業によっては、メールで
行う会社も存在します。そのため、正しいメールを送ることは重要になってくる
でしょう。ということで、メールを書くときの注意点について、いくつか思いつく
ものを書いてみます。

件名は必ず入れる

携帯電話でのメールを多く使う学生にとって、メールの「件名」は空白のまま
送ることに違和感を感じない人も多いかと思います。しかし、これはパソコンに
メールを送る際などは気をつけなければいけません。本来のメールにおいて「件名」は
重要なものです。件名が空白のメールは絶対に送らないようにしましょう。

さらに、件名には本文の内容がひと目で分かるような言葉でおおよそ30～35文字
程度で書くようにしましょう。長すぎても、受信するメールソフトによっては
反映されないこともあるので注意しましょう。

メールの差出人名を確認

携帯のメールと違い、パソコンでのメールでは、受信者側がメールソフト内に
送信者のメールアドレスを登録していなくても、差出人名が表示されることがあります。
これは、送信者がメールアドレスとともに、差出人名を設定した状態でメールを
送信していることが多いからです。この差出人名ですが、昔に設定した場合が多い
かと思いますが、その場合どんな差出人名で設定されているかを一度確認してみましょう。
就職活動などを意識する前にメールの設定をしていた場合などは、この差出人名が
「ニックネーム」であったり設定無しになっていることがあります。
「ニックネーム」で送信するのは、常識から外れていると感じられてしまうことも
あるかもしれませんので、今一度確認してみて下さい。確認の方法が分からない
場合は、誰か友達にそのメールアドレスで送信してみるのもいいかもしれません。

残りの注意点は続きにて

メールの末尾には署名を忘れずに

メールの末尾には「署名」を忘れないように入れておきましょう。署名には、

  • 氏名
  • 連絡先（メールアドレス、電話番号）
  • 大学名
  • 学部・学科

を最低限入れるようにしましょう。この署名は、メールの本文で自分が書いた文章
のスグ下にくるように入れましょう。

また、署名にちょっとしたデザインをつけるのもありでしょう。（派手すぎる
ものは推奨できませんが。）署名のデザインについては以前の記事（
メールの署名デザイン　ベスト5 – yamablo –就活ブログ）
で一度書かせていただいているのでこちらを確認してみてください。

ファイルの添付

ファイルの添付については注意してください。もしも自分の送信したファイルに
ウィルスなどが含まれていた場合には、内定どころの話ではなくなってしまいます。
まずは送信前に、ウィルスチェックソフトでしっかりチェックするといいかもしれません。
また、容量が大きいファイルを送信する場合（5MB以上くらい？）は、一度相手に
添付して送信してもよいかを確認しましょう。受信者によっては、容量が大きなファイル
は受け取れない設定になっていることもあります。

また、WordやPowerPoint, Excelのファイルを送る際は、ファイル内部でマクロ機能を
使っていないか（もしマクロ機能が必要であればメール本文に明記しておくべきです）、
受信者側で開くことができる形式であるか（Office 2007で作成したファイルは、
Office XPでも開くことができる形式で保存することをオススメします）、ファイル名には
日本語文字（マルチバイト文字）は使わずに、英数字のみ（ローマ字など）で記述すること
などに注意しましょう。

また、メール本文中に

  • 添付ファイルが存在すること
  • 添付ファイルの個数
  • 各添付ファイルのファイル名とその内容の概要
  • 各添付ファイルの容量

を書いておくといいかもしれません。また、添付した書類を受信側が印刷して閲覧する
ことも想定されるので、各書類のフッターやヘッダーに自分の名前と連絡先あたりを書いておく、
複数のページに渡る場合は、各ページに番号と、総ページ数を入れておくのがいいでしょう。

本文の書き方

細かな内容についてはここでは書きませんが、いくつか注意すべきことを書いておきます。
まず、メール本文の一番初めに書くべきことは、宛名です。株式会社△△の人事部○○様に送信する
場合には

株式会社△△
人事部　○○様

のように書くようにしましょう。会社名や部署名などは長くても省略しないことを
心がけましょう。宛名を書いた後に、季節の言葉などを入れ、そのあとに自分の名前を
名乗ります。自分の名前を名乗るときには、一緒に所属（大学名・学部など）も入れておく
といいでしょう。

メールを書く順番

メールソフトのほとんどが、一番上から送信先メールアドレス、件名、本文という入力欄の
配置になっているから、この順番で書くのが普通だと思っていませんか？
この順番で書くことはあまり勧めません。オススメの順番は、これとは逆で「本文」「件名」
「送信先メールアドレス」です。こうすることで、本文を書いたあとで、それに適切な件名を
つけることができます。また「送信先メールアドレス」を一番最後に書く理由は、メール作成途中
での誤送信を避けるためです。送信先メールアドレスを一番最後に書くようにしておけば、
メール作成中に誤って「メール送信」を押してしまっても、宛先欄空白のため、実際に送られる
ことはありません。

参考サイト

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