この時期になってくると、選考が始まっている方もいるのではないでしょうか？また、エントリーシートの作成と提出に追われている人もいるはずです。エントリーシートの提出が、ウェブ提出の場合は特に気にする必要はないのですが、郵送による提出や、メールに添付して提出、などの場合は文面をどうすればいいのか？とかどうやって書けばいいのだろうか？などいろいろ悩んでしまうのではないでしょうか？ということで、この記事では、メールに書類を添付して送ってくださいのような指定をされたときにどのように送ればよいか？などの対処法について書いてみようかと思います。

メールで送って、と言われたとき

もしも、説明会のときや面接前など採用担当者に直接コンタクトをとれる状態のときに、「メールに添付して送ってください」といったことを言われた場合は、その場で「ファイル形式について指定又は注意はありますか？」と質問しておきましょう。ほとんどの場合は(Microsoftの)Word形式で大丈夫ですよ、と言われると思います。しかし、もし自分が作成したファイルの形式が相手のパソコンで読み込むことのできない形式であった場合には、相手の方も対応に追われてしまうでしょう。ですので、説明会などで直接言われた際には、ファイル形式について質問しておきましょう。

以下はファイル形式に関する説明です。ファイル形式を簡単に説明すると、どのようなアプリケーションで作成したか？のことだと思ってください。もし、Microsoft Wordで作成したファイルであれば、Microsoft Wordやその互換ソフトでしか開くことができません。Microsoft Wordのほかに、Microsoft ExcelやPower Point, PDF, テキスト, HTMLなどいろいろなファイル形式があります。

書類の作成に関して

例え、メールで受信した文書（書類）であっても、多くの場合はPC上で閲覧するのではなく、印刷した紙の状態で見ることが予想されます。そのため、文書の各ページにはページ番号を割り振っておくと読む方も順番が分からなくなっても正しい順番に簡単に並び替えることができます。なので、文書の各ページにページ番号を割り振っておくようにしておくといいでしょう。また、文書の1ページ目には、自分の名前や所属大学などを書くかと思いますが、もし企業へエントリーする段階でユーザIDをを貰っている場合はそのユーザIDも記入しておくとよいでしょう。また、ユーザIDのほかに、採用担当の方がその書類を見て興味を持った際にコンタクトを取りやすいように、E-mailアドレスや携帯電話の番号なんかも文書の1ページ目に書いておくといいかもしれません。さらに、2ページ目以降の全ページにも所属大学と名前（、ユーザID）くらいはヘッダーあたりに書いておくといいでしょうね。

以上をまとめると、

• 文書にはページ番号を割り振っておく。
• 文書の1ページ目には名前、所属大学、ユーザID、E-mailアドレス、携帯電話番号を書いておく。
• 2ページ目以降にもヘッダーに名前、所属大学、ユーザIDを書いておく。

となりますね。いづれも、採用担当（相手）がどのようにして文書を読むのか？、文書を読んだあとにどのようなアクションを取るのか？を考え、文書がどうなっていると読みやすいか？、アクションを取りやすいか？を探っていくといきつくかと思います。

メールの送信

ここまででメールの送信前までの準備が終わりました。文書の内容についてはここでは考えていないので、自分で考えてくださいｗ。最後は送信時のメールの文面です。といっても、通常のメールと同じ部分については特に書かないでおきます。添付ファイルとして送信する際に書いておくとよいことだけをここでは書くことにします。通常のメールで気を付けることについては別記事（ビジネスメールの書き方 [第1回], メールのマナー）で以前書いているのでそちらを参考にしてください。

重要なことは、件名を見て添付ファイルがあることが分かること、本文中に添付ファイルがあることを明記すること、正しくファイルを添付することの3点です。では順に詳しく見ていきます。

まず件名を見て添付ファイルがあることが分かるようにしておきましょう。これは[添付あり] エントリーシートの送付などと書いておけばいいでしょう。もし、企業の方からメールの件名について指定があるようであればそれに従いましょう。2点目は本文中にも添付ファイルがあることを明記することです。また、添付ファイルの個数と各添付ファイルのファイル名もここに書いておくとよいでしょう。ファイル名については拡張子を省略することなく書いておくとよいと思います。最後は、正しくファイルを添付することです。これは当然といえば当然ですね。しかし、ここでは、添付するファイルのファイル名について考えなおしましょう。まず、できればファイル名は日本語文字ではなく英数字のみで構成したほうがいいでしょう。これはPCの文字コードとかいろいろな部分に関わる内容なので割愛します。また添付するファイルのファイル名が「～～社ES」などとなっていないでしょうか？このようなファイル名は自分で作成し、自分のPC内に保存する際には便利ですが、これを受け取った側はきっと同じようなファイル名のファイルを多く受け取っているかもしれませんね。「～～社ES」などではなく、自分の名前をローマ字で記入し、その後ろにESやEntrySheetなどと書いておけば相手もわかりやすいでしょうね。

まとめ

メールで文書（エントリーシートなど）を送信する際の注意点を文書の作成から含めて大きく3つ書かせてもらいました。ここに書いてあること以外にも気を付けるべきことはたくさんあると思いますが、重要なことは「このメールを受け取った相手が次に行うアクションは何か？」「その次に行うアクションは何か？」ということを考え、そのアクションをスムーズに起こすことができるような仕組みを作っておくことです。

ここに書いたこと以外にもこんなことに気を付けるといいよ！ということがあれば、コメント欄やtwitter(@1987yama3)まで教えてくださいね。また、ファイル形式って何？とかどうやってページ番号を入れるの？といった質問もお待ちしております。

[PR]

トラックバック

http://workship.info/2010/01/29-115759.php/trackback

コメント

Name (required)

Mail (will not be published) (required)

Website