この時期になってくると、選考が始まっている方もいるのではないでしょうか？また、エントリーシートの作成と提出に追われている人もいるはずです。エントリーシートの提出が、ウェブ提出の場合は特に気にする必要はないのですが、郵送による提出や、メールに添付して提出、などの場合は文面をどうすればいいのか？とかどうやって書けばいいのだろうか？などいろいろ悩んでしまうのではないでしょうか？ということで、この記事では、メールに書類を添付して送ってくださいのような指定をされたときにどのように送ればよいか？などの対処法について書いてみようかと思います。

メールで送って、と言われたとき

もしも、説明会のときや面接前など採用担当者に直接コンタクトをとれる状態のときに、「メールに添付して送ってください」といったことを言われた場合は、その場で「ファイル形式について指定又は注意はありますか？」と質問しておきましょう。ほとんどの場合は(Microsoftの)Word形式で大丈夫ですよ、と言われると思います。しかし、もし自分が作成したファイルの形式が相手のパソコンで読み込むことのできない形式であった場合には、相手の方も対応に追われてしまうでしょう。ですので、説明会などで直接言われた際には、ファイル形式について質問しておきましょう。

以下はファイル形式に関する説明です。ファイル形式を簡単に説明すると、どのようなアプリケーションで作成したか？のことだと思ってください。もし、Microsoft Wordで作成したファイルであれば、Microsoft Wordやその互換ソフトでしか開くことができません。Microsoft Wordのほかに、Microsoft ExcelやPower Point, PDF, テキスト, HTMLなどいろいろなファイル形式があります。

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今日、自分の大学の生協に行ったときに、おそらく就活生と思われる人が生協の本屋で就活時の服装について載っている本を読んでいるのを見かけたので、ここで就活時の身だしなみについて、書いてみようかと思います。

面接や説明会に出かける前に一度このページをチェックして、自分の身だしなみを見直してからでかけるようにしてみてはいかがでしょうか？

男性版

スーツ

• スーツの色、形は華美でないか（ダブル、3ピースなどは避ける）
• 上着のサイズが肩にあっている
• 前身頃や背中にシワはないか

シャツ＆ネクタイ

• 第一ボタンがかかっているか
• シャツにアイロンはかかっているか
• シャツの色は白が基本（織りが入っている程度はOK）
• ネクタイの長さはベルトのバックルにかかるくらいか

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就職活動を行っていると、企業の方にメールを送る機会も何度か出てきます。
各就活サイト経由で面接の日程予約を行ったり、企業ごとのマイページや、電話など
の方法で面接の日程予約を行う会社も多いのですが、企業によっては、メールで
行う会社も存在します。そのため、正しいメールを送ることは重要になってくる
でしょう。ということで、メールを書くときの注意点について、いくつか思いつく
ものを書いてみます。

件名は必ず入れる

携帯電話でのメールを多く使う学生にとって、メールの「件名」は空白のまま
送ることに違和感を感じない人も多いかと思います。しかし、これはパソコンに
メールを送る際などは気をつけなければいけません。本来のメールにおいて「件名」は
重要なものです。件名が空白のメールは絶対に送らないようにしましょう。

さらに、件名には本文の内容がひと目で分かるような言葉でおおよそ30～35文字
程度で書くようにしましょう。長すぎても、受信するメールソフトによっては
反映されないこともあるので注意しましょう。

メールの差出人名を確認

携帯のメールと違い、パソコンでのメールでは、受信者側がメールソフト内に
送信者のメールアドレスを登録していなくても、差出人名が表示されることがあります。
これは、送信者がメールアドレスとともに、差出人名を設定した状態でメールを
送信していることが多いからです。この差出人名ですが、昔に設定した場合が多い
かと思いますが、その場合どんな差出人名で設定されているかを一度確認してみましょう。
就職活動などを意識する前にメールの設定をしていた場合などは、この差出人名が
「ニックネーム」であったり設定無しになっていることがあります。
「ニックネーム」で送信するのは、常識から外れていると感じられてしまうことも
あるかもしれませんので、今一度確認してみて下さい。確認の方法が分からない
場合は、誰か友達にそのメールアドレスで送信してみるのもいいかもしれません。

残りの注意点は続きにて

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大学を卒業後、会社に就職すると恐らく名刺を持つことになり、それに伴い
名刺入れも必要になってきます。ということで、名刺入れを買うときに注意
しなければいけない点などを書いていこうと思います。

名刺・名刺入れの役割とは？

名刺を持つ人は、「名刺はその人の”分身”である」という認識を持つようにしましょう。
ですから、自分の名刺を大事にするのは当然ですが、他の方から頂いた名刺も大切に扱う
ようにしましょう。名刺を大切に扱うためには、その名刺は名刺入れにしまう必要があります。
そこで、この名刺入れが重要になってきます。相手の方は自分の名刺がどこに入れられるのか？
をしっかり見ているものらしいですよ。

どんな名刺入れがいいの？

ビジネス用途の名刺入れであれば、派手過ぎないか？壊れていないか？汚れていないか？などに
気にしましょう。また、材質としては、革製もしくは布製がよいでしょう。ステンレス製の名刺入れなども
売られているのですが、ビジネス用途としては勧められません。また、形状としては2段になっているものが
いいでしょう。理由は、自分の名刺を置くの段に入れ、頂いた名刺を手前の段に入れることができるからです。

残りは続きにて

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来年から社会人になる現在の就活生のために、『ビジネス文書の書き方』という
タイトルで、記事を書かせていただきます。元記事は保存版！ ビジネス文書でよく用いる表現（1） – ビジネスABCからの引用になります。
この記事の内容をまとめて、学生の今のうちに知っておいたほうがいいことなんかを
中心に書こうと思っています。主に、エントリーシートみたいな文書を
フリーフォーマットで書いてきてください、などと言われたケースを想定しつつ
それ以外のケースもカバーできるように書いたつもりです。

もし、これを読んで『もっとしっかり読みたい』と
思ったときには、引用元のページで読んでおくことをオススメします。

基本フォーマット

文書番号

文書を管理するために、それぞれの会社のルールに基づいた文書番号をつける。後日、検索するときにも便利

これは、自分が会社という組織に入ったときにはしっかり身に着けておきましょう。

発信日時

原則として文書を発送する日を記入。いつ伝えたのかを明確にすることであとあとのトラブルを防ぐ

これは重要ですね。同時に控えとして、その日時と内容を自分でもメモしておくといいかもしれません。

宛名

社名、部署名、役職名、氏名、敬称の順に記入。発信者名より下の位置にこないよう気をつける。相手の社名は略さず、正確に

記入項目については大丈夫かと思います。ここで気をつけておくことは、宛名を書く場所で、これが発信者名よりも下の位置にあってはいけません。

発信者名

社名と部署名、氏名を記入。必要に応じて住所や電話番号などを入れたり、押印したりする場合もある

社名、部署名、氏名だけでなく、住所や電話番号、メールアドレスのような連絡先をしっかり記入しておきましょう。フリーフォーマットのエントリーシートなどであっても、名前や大学名とエントリー履歴から連絡先は調べられるだろう、と考えるのではなく、調べる必要がないように、しっかり記入しておきましょう。

件名

文書の内容が一目で分かるように件名をつける。紙面の左右中央に本文より大きめの文字で書くとバランスよく、分かりやすい

件名の配置については大丈夫かと思います。重要なのは、「文書の内容が一目で分かるような件名をつけられるか？」です。時間に余裕をもって書類を準備し、次の日なんかに一度件名をチェックして内容がイメージできるかを確認するなどしてみましょう。

前文

冒頭の挨拶。「拝啓」などの頭語で始め、1字分あけて時候の挨拶や慶賀、日頃の感謝の言葉などを続ける

ここらへんは、フリーフォーマットのエントリーシートなんかでは不要かもしれませんが、将来、仕事をするようになったらしっかり書けるようにしておきましょう。以下も同じです。

主文

末文

別記

追記

最終結語

ほかに、注意すべきこととしては、追加の添付資料がある場合には、追加資料の
書類名と部数を箇条書きにして、追記の項などに書いておきましょう。ほかは、本資料
のページが複数枚にわたる場合には、そのそれぞれにページ数を付記するのは当然
ですが、『ページ数／総ページ数』といったスタイルにすることで、
最終ページの資料漏れなどにも気づけるようなスタイルを心がけましょう。

参考サイト

• 保存版！ ビジネス文書でよく用いる表現（1） – ビジネスABC